如何正确处理电子档案与纸质档案的关系
档案利用的价值,在于档案原始属性的真实性。这种原始属性表现在档案的利用的需求内容上和档案利用的需用求形式上。纸质档案利用需求的原始属性,始终有草稿与印稿之分,有正本与副本的差异。正是如此,纸质档案利用的需求体现档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等表现出原始性,而具有法律凭证的作用。电子档案利用需用求的原始属性,其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行,要体现档案利用的原始记录性特征已不复存在。正是电子档案易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点,对其原件的界定难于实现;由于电子档案的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式。电子档案往往可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送,无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”,是否具有法律凭证作用等,便成为档案界的一系列新课题。
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会计电子档案的特征
会计电子档案管理缺乏有效的安全与保密措施。从电子数据的数据结构来看,电子数据具有数据高度集中的特点,因而非常容易泄密。传统会计实行纸质档案管理,在网络时代,新型磁性介质档案管理将取代纸质档案管理成为新的管理方式。电子数据是以数字编码的形式存储在各种磁性介质上的,而磁性介质不但体积小而且存储容量大,因此电子数据资料非常容易泄密,并且泄密的危害性大、范围广、涉及的时间长。
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系统应提供对档案流程的管理
使用产品化的流程管理工具,实现流程的可维护性。用户可自行定制工作流环节、路径,满足流程变化时,操作人员能够自行通过平台新增或修改流程,并能够根据业务需要,为每个环节设置分配不同的业务角色。同时满足各类业务档案管理流程不同的需要。
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