如何正确处理电子档案与纸质档案的关系
档案利用的价值,在于档案原始属性的真实性。这种原始属性表现在档案的利用的需求内容上和档案利用的需用求形式上。纸质档案利用需求的原始属性,始终有草稿与印稿之分,有正本与副本的差异。正是如此,纸质档案利用的需求体现档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等表现出原始性,而具有法律凭证的作用。电子档案利用需用求的原始属性,其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行,要体现档案利用的原始记录性特征已不复存在。正是电子档案易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点,对其原件的界定难于实现;由于电子档案的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式。电子档案往往可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送,无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”,是否具有法律凭证作用等,便成为档案界的一系列新课题。
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电子档案的要点
1、应该构建一个公共的,独立与应用的档案管理信息化平台,以支撑各类业务所涉及的,实体和虚拟的档案信息化管理,从而实现“实体档案的信息化管理和电子信息的档案化管理”。
2、电子档案涉及的“档案源”包括:电子化的实体档案(照片、扫描件、影像等多媒体数据文件),档案化的电子信息(版式数据文件),结构化的数据库(从应用中卸载,且能够加载重用的数据库文件)等。
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实现电子档案的可靠性、安全性管理。
一方面应用支撑环境能够通过数字证书、电子章等先进技术保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值。另一方面要有安全机制保证电子档案封装、传输过程、整理、归档过程、保管和利用过程中的信息安全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志,并根据不同的级别和权限进行访问控制。
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