电子档案的要点
3、具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息(表证单书),必须能够具备档案的属性:“直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息;是直接形成的历史纪录”,且必须具有文件原始记录性和具有历史再现性。
4、将作为档案管理的电子信息必须要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案,否则,只能称其为文件,这个过程主要是将每件电子信息,封装成为以卷为单位的档案基本单位,并且每个卷都有一个标准的元数据(电子封面)。
5、电子档案的管理不仅仅是管理档案的电子信息,还要实现实体档案的信息化管理,以及电子信息和实体档案的关联管理。
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电子文件档案管理的意义
统一标准、统一规范
所有政府关于电子文件信息的标准和规范均由电子文件档案数据中心制定,各单位必须依照制定的技术标准和规范,对电子文件信息进行统一管理。只有这样才能统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式,确立政府管理文件信息的权威,充分发挥电子文件档案数据中心的在信息管理、信息利用方面的作用,将电子文件信息的价值利用起来。
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电子文件档案管理的意义
保障数据的安全性
设立电子文件档案数据中心后,将由配备的专门人员进行日常的维护管理工作。可以通过采用多种措施保证数据的安全性,如建立完整的权限体系、内网外网物理隔离、双机热备份、数据备份机制等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个单位管理有更强的保障。
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