硬件视频会议功能较为传统，实现的是基本的音视频功能，能保证较好的音视频效果，但简单的电子白板等数据协作功能远远满足不了移动互联网时代视频会议、远程培训和网络办公等业务发展的需要。
软件视频会议功能丰富多样，不仅包含高品质清晰流畅的音视频功能，还包括丰富的数据协作以及人性化设计的会议管理功能等，软件视频会议的出现弥补了硬件视频会议功能上的不足，成为企业高效运营的得力助手。
硬件视频会议系统操作简单,应用比较局限，只能用作远程会议平台。
软件视频会议系统功能灵活丰富，应用范围广。除基本的音视频功能外，还具有丰富动态的数据协作功能，如电子白板、程序共享、协同浏览、屏幕共享、文件发送等。基于SOA架构设计的软件视频会议系统，可以与用户的门户网站、业务系统无缝集成。
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