文档电子化在欧美等发达国家的应用已经非常普及，国内在一些部门、行业、大型企业和一些现代办公室合机中。数码复台机配置了很强大的处理和存储能力，本身就是一个功能完备的文档处理设备，除了衍生的扫描、增加的打印、传真功能外，还可以利用自身的处理和控制能力，完善文档分捡、装订功能，小册子、海报等特色复印、打印功能，保密打印、权限打印等安全和管理功能。
目前市面上的复印机牌子是越来越多，不过用最基本的功能--复印，都是大相径庭的，首先，观察一次机器纸盒里是不是有纸，且机器所选取的纸盒就是有纸的那一个;之后打开(OPEN)盖板看一次玻璃板边的标尺，一般都会有标注那里是顶点，纸张放置的走向;剩下的事情就容易了，把原稿放好，盖上盖板，选取复印份数，按下开始按钮就OK了。
开始按键一般就是面板上蓝色或绿色或颜色醒目个头又大的那一个就是。 其实复印机很容易，就是没有用过之前会有点摸不着头脑，并且大多是单位的机器，新人往往会畏手畏脚，只需要仔细观察上边说的那几点，全部的复印机都可搞定。纸张放置的方面是有讲究的，不然印出来的东东只在A4纸的一半上，细心观察下其他人怎么放的也对自己有帮助-忙。
特别注意假如份数选取错了，尤其是特别多张的时候，按下了开始键后怎么办?别急，在开始键附近都会有一个停止或清理键，一般是红色，按一次就能停止复印机了，此时复印的张数也会随之清理。 正反面复印对初学者是有小难度，不过认真思考一次纸张的走向，多印几次，就熟练了。
复印纸的好坏，直接影响着最后的复印效果，因此选好纸张也是使用复印机过程中的很重要的一个环节。在挑选复印张之前，你可以先测试一下该纸张能否在自己的复印机中，取得好的复印效果，要是效果不错的话，可以多买一些。此外，还有一点需要注意的是，选用的复印纸张，必须与复印机当前使用的墨粉相兼容，如果不兼容的话，可能会影响复印效果。
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