会计电算化后的档案管理中的风险是什么?如何防范
(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
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会计电子档案的特征
会计电子档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统,会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高,不仅要防水、防火,还要防尘、防磁,而且对温度还有一定要求,从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理,则数据丢失和毁损的可能性较之手工会计系统大大提高。
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如何正确处理电子档案与纸质档案的关系
档案利用的价值,在于档案原始属性的真实性。这种原始属性表现在档案的利用的需求内容上和档案利用的需用求形式上。纸质档案利用需求的原始属性,始终有草稿与印稿之分,有正本与副本的差异。正是如此,纸质档案利用的需求体现档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等表现出原始性,而具有法律凭证的作用。电子档案利用需用求的原始属性,其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行,要体现档案利用的原始记录性特征已不复存在。正是电子档案易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点,对其原件的界定难于实现;由于电子档案的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式。电子档案往往可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送,无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”,是否具有法律凭证作用等,便成为档案界的一系列新课题。
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